Автоматизировать бизнес-процессы значит делегировать технике или программному обеспечению механические повторяющиеся операции.
Из этой статьи вы узнаете:
Что такое автоматизация бизнеса и зачем она нужна
Автоматизация экономит человеческие, временные и финансовые ресурсы и сохраняет при этом качество получаемого результата. Человек поручает механические задачи специальным сервисам, контролирует их работу и использует полученные результаты в своей деятельности, а сам концентрируется на процессах, требующих творчества и индивидуального подхода.
Важно. Не все задачи требуют автоматизации. Можно установить системы безопасности на предприятии, но переложить на них ответственность в случае аварии нельзя. Даже детально продуманная программа не сможет принять важные решения по проектам за администрацию и оценить удобство интерфейса для пользователей. Автоматизация не только берёт на себя обязанности человека, но и добавляет ему ещё одну задачу: контролировать работу своих сервисов и не допускать неполадок.
Какие бизнес-процессы можно автоматизировать
Сервисы автоматизации берут на себя следующие задачи:
- бухгалтерия — производят расчёт зарплаты, отпускных, отчислений и формируют отчётности;
документооборот и регистрация бизнеса — помогают в оформлении, сохраняют, позволяют вести учёт документации, а также принимают и отправляют “бумаги” в инстанции; - склад и закупки — ведут учёт количества продукции и оборудования, контролируют логистику;
- продажи — организуют сопровождение клиентов по всем этапам воронки продаж;
- внутренняя коммуникация между отделами — корпоративный мессенджер, чтобы все члены команды проекта были в курсе дел;
- внешняя коммуникация — интегрируют общение между площадками (телефония, почта и др.) и сохраняют контакты, а также “подогревают холодных” и сохраняют “тёплых” клиентов: например, оформляют рассылки по праздникам и напоминают о компании;
- управление рабочим временем сотрудников и таск-трекинг — помогают руководителю контролировать деятельность сотрудников и отслеживать их результативность, а менеджеру — не потеряться среди задач;
- финансы — позволяют открывать расчётные счета, производить банковские операции: денежные переводы, платежи и др.
Единого для всех бизнес-процессов сервиса не существует: перегрузка системы снизит качество выполняемых задач, а слишком широкий перечень возможностей затруднит и замедлит работу человека. Поэтому рынок сервисов автоматизации разнообразен. Помощь в выборе начинающему предпринимателю, которому и так предстоит решать непростые задачи, готова оказать BizFabrika: она оформила пакет поддержки предпринимателям и собрала в нём полезные инструменты и сервисы, которые можно протестировать, а подошедшие на выгодных условиях внедрить в работу. Ниже рассмотрим подборку популярных инструментов автоматизации.
Подборка сервисов автоматизации
Среди многообразия сервисов выделяются наиболее универсальные, которые включают решения нескольких бизнес-процессов. Это CRM (Customer Relationship Management) — софт, который акцентирует внимание на персональной работе с клиентами, но выполняет и другие функции:
- фиксирует контакты с клиентом: с системой интегрируется телефония, почта, сайт компании;
- осуществляется коммуникацию между сотрудниками через встроенный мессенджер;
- автоматизирует все этапы воронки продаж;
- имеет десктопную и мобильную версию;
- выполняет функцию планера и закрепляет задачи за сотрудниками;
- позволяет составлять отчётность.
Для этих функций наиболее подходят следующие сервисы:
- AmoCRM. Имеет дополнительную функцию: внесение контактов в клиентскую базу с помощью сканера визиток. Цена: от 499 до 1499 рублей за одного пользователя в месяц.
- Битрикс24. Подходит и для ИП, и для крупного бизнеса. Имеет самый широкий функционал. Цена: до 12 человек — бесплатно, платные тарифы — от 1190 (цена за команду от 13 до 24 человек) до 11990 рублей в месяц за неограниченное количество пользователей.
- Мегаплан. Отвечает нуждам малого и среднего бизнеса. Простой и удобный таск-менеджер. Цена: от 449 до 999 рублей за одного сотрудника в месяц.
Бухгалтерский учёт — сложный процесс, требующий специальных операций. Автоматизированные расчёты более точные, быстрые и экономные, поскольку ПО обойдётся дешевле, чем найм сотрудника. Задачи таких сервисов — автоматизировать бухучёт, проверять контрагентов, составлять и отправлять отчётность и документы в органы, формировать акты, накладые, счета, фиксировать задачи и напоминать об их выполнении. Для работы с бухгалтерией предлагаем пользоваться следующими сервисами:
- Контур.Эльба. Подходит для ИП и ООО. Позволяет оформить отчётность и декларации по УСН.
- Контур.Бухгалтерия. Подходит для малого бизнеса Формирует и отправляет отчётности в ФНС, Пенсионный фонд и Росстат.
- 1С:Бухгалтерия 8. Подходит для любого бизнеса. Кастомизируется под предприятие. Интегрируется с другими продуктами 1С.
Резюме
- Сервисы автоматизации позволяют экономить время, деньги и человеческие ресурсы, поэтому пренебрегать, если есть потребность улучшить производительность и показатели предприятия, пренебрегать ими не стоит.
- От человека потребуется только настроить и контролировать процессы.
- Большинство сервисов предлагают бесплатные тестовые периоды: так у персонала есть возможность определить полезность софта и остановиться на нужном.
Хорошие варианты, иду изучать подробнее.
Рада, что могли помочь.