ИТ-аутсорсинг – это частичная или полная передача заказчиком в специализированную организацию задач по разработке и сопровождению IT-инфраструктуры своей фирмы. С помощью аутсортинговой компании можно вывести за пределы штата обязанности, связанные с компьютерными сетями и программным обеспечением, которые будут выполняться сторонними поставщиками высокотехнологичных услуг.
Из этой статьи вы узнаете:
Что такое ИТ аутсорсинг простыми словами
В каждом бизнесе есть реально важные задачи, которые на прямую влияют на развитие, прибыль и т. д., а есть рутинные, которые обязательно нужно решать, но они не требуют вовлечения ключевых сотрудников компании и их легко можно делегировать.
Сюда относятся виды деятельности, связанные с ИТ-сферой, включая:
- ремонт компьютерной техники приходящим мастером;
- внедрение или обновление программного комплекта;
- монтаж и ввод в эксплуатацию нового оборудования;
- проектирование IT-инфраструктуры с нуля и оптимизация действующей;
- оказание консалтинговых услуг;
- проверка информационной безопасности.
Что такое аутсорсинг в общем, какие у этой сферы есть направления и виды услуг я рассказал в предыдущей статье, советую прочитать.
Как вы поняли, услуги ИТ-аутсорсинга могут понадобится любой фирме, а не только тем деятельность которых ведётся непосредственно в ИТ-сфере. В вашей организации есть компьютеры (а где их, сегодня собственно нет?) – вы можете делегировать их обслуживание аутсорсеру.
Перевод этих задач на аутсорс будет более выгодным и правильным решением для любой фирмы, которая работает в плюс и видит перспективу для своего развития.
Перечень услуг IT аутсорсинга
В зависимости от целей клиента, работа поставщиков может быть организована следующим образом:
- Полный IT-аудит: предполагает комплексный анализ и оценку состояния ИТ-инфраструктуры компании-заказчика. Проведение подобных работ способствует выявлению рисков и угроз, позволяет снизить затраты на содержание, способствует повышению эффективности за счет выдачи рекомендаций по оптимизации существующей инфраструктуры.
- Абонентское обслуживание: обязанности, связанные с обслуживанием, настройкой и ремонтом дорогостоящего оборудования, частично делегируются внештатным сотрудникам. Требуется в том случае, если в штате нет профессионалов, разбирающихся в поддержке высокотехнологичных устройств.
- Отладка и администрирование серверов: для хранения базы данных некоторые фирмы используют арендованные серверы, крупномасштабные – имеют собственные серверные, в которых установлено сложное оборудование. Если среди персонала отсутствуют специалисты по работе с серверами, то рекомендуется отдать эту функцию на аутсорсинг.
- Удалённый сисадмин: чтобы ИТ-инфраструктура круглосуточно находилась в работоспособном состоянии, это должен мониторить квалифицированный айтишник. Задачами системного администратора являются: настройка уровней доступа к рабочим аккаунтам, поддержание непрерывного функционирования приложений у работников компании. Большинство операций может быть выполнено в удаленном режиме, однако иногда может потребоваться личное присутствие аутсорсера. Подобная услуга позволит сэкономить на найме штатного сотрудника.
- Программирование: периодически в компании может понадобиться обновление или разработка нового ПО. Поэтому следует нанять стороннего программиста, который будет заниматься усовершенствованием специализированных программных продуктов по сдельной оплате труда.
- Администрирование сайтов: большинство продвинутых организаций имеет собственный интернет-портал, на котором размещается ценная информация. Чтобы привлекать потенциальных клиентов, необходимо вести постоянную работу, связанную с актуализацией сведений, совершенствованием дизайна, опубликованием статей и улучшением SEO-показателей. Задачи, направленные на ведение и функционал сайта, могут взять на себя наемные работники.
Читайте также. Актуальные и прибыльные бизнес-идеи 2021 – экспертный обзор.
Справка. Передача функций по постоянному обслуживанию программно-аппаратной части аутсорсеру позволяет сократить расходы в среднем на 30-50%.
Каким бывает ИТ аутсорсинг
Все разновидности ИТ-аутсорсинга основаны на использовании информационных технологий. Их цель заключается в настройке, поддержке, проведении аудита, администрировании и проектировании бизнес-процессов.
- Стратегический: на аутсорсинг передается ИТ-инфраструктура в полном объеме, и сторонняя компания осуществляет мониторинг бесперебойной работы устройств и серверов, устраняет сбои и выполняет обновления ПО.
- Функциональный: делегация определенных работ аутсорсеру, к примеру, обслуживание серверов или программы 1С. Остальные задачи выполняет сисадмин.
- Ресурсный: пользование услугами приходящего айтишника при необходимости эпизодического вмешательства, например, настроить программу или устранить ошибки.
Полезно. Куда вложить деньги в 2021 году, с максимальной выгодой и без нервов.
Как понять, что вам нужен IT аутсорсинг и как безопасно перейти на него
Передача функций на аутсорсинг может потребоваться компании при таких обстоятельствах, как необходимость:
- освобождения персонала и руководящего состава от исполнения рутинных и непрофильных заданий;
- концентрации усилий штатных сотрудников на главных бизнес-направлениях компании;
- снижения финансовых затрат на выплату заработной платы, социального пакета и организацию рабочих мест для отдела ИТ.
Обратите внимание. Заказчик услуг по аутсорсингу должен быть официально зарегистрирован в качестве ИП или юридического лица.
Прибегнуть при помощи сторонней компании может потребоваться в тех случаях, когда фирма находится на начальном этапе развития, и отсутствует возможность нанять айтишника или команду на полный день.
Также подобная услуга может понадобиться компаниям на этапе бурного роста, когда требуется нанять опытного ИТ-специалиста или расширить штат, если возникло более задач, чем физически способен осилить один сотрудник. Или в период сезонных работ, когда нужна дополнительная рабочая сила.
Читайте также. Как открыть собственный бизнес в 2021 году, на что обратить внимание в первую очередь.
Как подготовиться к сотрудничеству
Делегирование полномочий по поддержке ИТ-инфраструктуры требует проведения предварительных расчетов экономической эффективности и анализа текущей ситуации. Для начала необходимо определиться, какие виды задач и по каким причинам будут переданы на выполнение привлеченным специалистам.
Определившись с направлениями деятельности и сформулировав выполнимые цели преобразований, нужно обозначить конкретные задачи, требующие реализации. Обдумывание этих пунктов понадобится для заключения договора во избежание недопониманий и затруднений в работе с подрядчиком в процессе сотрудничества.
Аутсорсеры способны гибко подстраиваться под запросы клиента: заказчик может выбрать интересующие его виды услуг в требуемом объеме.
Важно. Работы, производимые подрядчиком, подлежат документированию, что помогает достичь высокого уровня прозрачности бизнес-процессов и дает гарантии на исполнение всех условий договора.
Как выбрать подрядчика
От правильно построенной IT-инфраструктуры напрямую зависит успешность бизнеса. При протекании процессов не должно возникать простоев. Поэтому, выбирая подрядчика для передачи на аутсортинг ИТ-направления, следует учитывать следующие факторы:
- Время существования на данном сегменте рынка;
- Отзывы реальных клиентов (должно иметься как минимум 3 удовлетворенных работой заказчика);
- Оговоренные сроки реализации задач;
- Виды контроля и отчетности;
- Квалификация и опыт работы айтишников;
- Скорость реагирования на задания и удобство коммуникации;
- Ответственность за неисполнение и просрочку задач, что должно быть четко прописано в договоре.
Важно. Основополагающим показателем при начале сотрудничества является заключение Соглашения об уровне обслуживания (SLA), в положениях которого детально расписано, какие услуги оказываются и в какой срок.
Что нельзя отдавать на аутсорсинг
Не рекомендуется отдавать на аутсорс критически важные задачи и стратегические цели, непосредственно связанными с развитием бизнеса и ключевыми компетенциями персонала. Кроме того, внутри фирмы должны выполняться функции, требующие незамедлительной реакции. Также проектирование и развитие корпоративной архитектуры должно остаться в пределах организации.
Делегировать целиком ИТ-направление нельзя, но можно доверить подрядчику такие задачи, как:
- Управление инфраструктурой: это позволит повысить прозрачность расходов, сократить косвенные издержки и увеличить производительность труда.
- Управление корпоративными приложениями и поддержка рабочих мест: автоматизированное развертывание ПО поможет снизить затраты на приобретение специализированных программ.
- Service Desk: для своевременного устранения сбоев и восстановления работоспособности информационных систем.
Полезно. Самые реальные способы заработка денег в 2021 году.
Аутсорсер или штатный администратор – сравнительная таблица
В процессе деятельности организации может возникнуть вопрос: нанимать собственный отдел с ИТ-командой или передать обслуживание информационно-технологической инфраструктуры аутсорсинговой компании.
Преимущества | Недостатки |
Экономия денег и времени: услуги аутсорсеров обходятся дешевле, чем найм IT-отдела. Поскольку индустрия динамично развивается, потребуется регулярное переобучение штатных сотрудников, что весьма затратно. Также не придется тратить время на поиск новых сотрудников при расширении штата | В каждом конкретном случае стоит проводить экономические расчеты, учитывая стоимость и качество оказываемых услуг. Есть вероятность, что содержание собственного штата выйдет дешевле |
Профессионализм и опытность сторонних работников: благодаря работе с разными компаниями и узкоспециализированной направленности привлеченные профессионалы справляются с задачами быстро и качественно | Риск выбора недобросовестного подрядчика, в результате чего обязанности не будут надлежаще исполнены, возможно причинение прямого или косвенного ущерба ввиду непрофессионализма |
Ответственность и гарантии: договор должен быть составлен правильно, учитывая права и обязанности сторон. Аутсорсеры дорожат репутацией, поскольку рассчитывают на долговременное сотрудничество, а не разовое выполнение задач | Психологический фактор: штатные сотрудники могут конфликтовать с привлеченным работником, саботировать и замедлять рабочие процессы |
Бесперебойная работа: благодаря взаимозаменяемости сторонних ИТ-работников деятельность не будет прервана из-за отсутствия сотрудника на рабочем месте | Недостаточно налаженные бизнес-процессы заказчика и неорганизованные сервисные процессы, что затрудняет работу аутсорсера и влияет на качество оказываемых услуг |
Прозрачная отчетность: предоставление услуг регламентируется подписанным соглашением. Зарегистрированные в информационной системе заявки подвергаются анализу, чтобы улучшить качество сервиса | Существует риск утечки конфиденциальных данных и передачи их третьим лицам, поскольку администратор наделяется широкими правами доступа к корпоративной информации. Для обеспечения безопасности требуется подписать соглашение о неразглашении |
Известные компании ИТ аутсорсинга + отзывы
Аутсорсинговая компания «Информатика и Сервис» выполняет принятие заявок посредством приложения Service Desk и распределяет задачи по исполнителям. В отделе технической поддержки сотрудники выполняют работы, связанные с обслуживанием и развитием IT-инфраструктуры заказчика, обеспечивая бесперебойность функционирования корпоративных систем. Скорость реагирования не превышает 1 часа, что указано в техническом регламенте.
Компания «2В Сервис» предоставляет разные виды услуг по ИТ-аутсортингу для организаций различных масштабов и отраслей деятельности. Фирма имеет обширный опыт выполнения сотен проектов, включая системную интеграцию, лицензирование ПО, внедрение цифровых технологий и выстраивание отказоустойчивой аппаратной части.
Что говорят руководители об опыте сотрудничества с подрядчиками:
Наумов В., генеральный директор
Компания отказалась от должности штатного сисадмина в пользу услуг аутсортинговой фирмы, в результате чего затраты на обслуживание удалось сократить. При этом получили достойное качество сервиса и поддержки локальных сетей.
Александров Е., ИТ-директор
Качество сервиса приятно порадовало. Заявки обрабатываются на надлежащем уровне и с быстрой скоростью реагирования. В компании работает команда профильных специалистов, которая выполняет задачи в кратчайшие сроки.
Как по мне, то аутсорсинг — это крутое решение для ряда задач в бизнесе. Пользуюсь активно.
Согласна полностью.